Registre spécial

Comptes-rendus, mémoire, archives :

qu’est-ce qu’il faut garder ?

La loi 1901 et son décret d’application prévoient que les modifications apportées aux statuts et les changements survenus dans l’administration ou la direction de l’association sont transcrits sur un registre tenu au siège de toute association déclarée. Le registre spécial devra être présenté aux autorités administratives ou judiciaires chaque fois qu’elles en feront la demande. Les registres sont cotés et paraphés sur chaque feuille.

Les inscriptions sont faites de suite et sans aucun blanc.

Ces dispositions sont assez peu suivies à la lettre. Même si on peu appliquer plus ou moins souplement cette disposition, il n’en reste pas moins important de garder des traces écrites de la vie de l’association et de pouvoir accéder facilement à ces traces.Beaucoup d’associations fonctionnent sans même savoir où sont les statuts et doivent demander en Préfecture une copie de ce qui a été déposée à l’époque !

Le registre spécial doit contenir les statuts de l’association,
les récépissés de déclaration et de
modifications des statuts et les modifications dans l’administration
ou la direction de l’association (composition du conseil
d’administration). Ce sont donc les éléments
constitutifs de l’association et leur évolution.

 

	Ensuite,
dans un registre autre, on peut conserver l’ensemble des
comptes-rendus des assemblées générales ainsi
que les comptes-rendus des conseils d’administration. On peut aussi
garder quelques exemplaires des différentes publications de
l’association. C’est ce qui constitue une mémoire de
l’association, indispensable si on veut inscrire la vie de
l’association dans la durée. Mais c’est aussi une trace
des décisions, celles qui s’appliquent à tous.

 

Qui doit s’occuper de ce travail ? L’essentiel, c’est de désigner une personne pour le faire, la mieux placée étant sûrement le ou la secrétaire. Lorsqu’on cette personne est remplacée, les dossiers constitués doivent être transmis à la personne qui en a la charge. Attention : tous ces documents appartiennent à l’association et doivent être restitués s’ils étaient conservés chez la personne chargée de s’en occuper.

 

	Enfin,
lorsque les archives prennent trop de place, sont trop anciennes ou
sont trop peu consultées, les associations peuvent les déposer
au service des archives départementales. Elles y seront bien
conservées et resteront accessibles, y compris aux historiens
locaux qui feront entrer l’association dans la postérité.